T.C.

LÜLEBURGAZ BELEDİYESİ

TESİSLER MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

1. Madde: Amaç
Bu yönetmelik, Lüleburgaz Belediyesi Tesisler Müdürlüğü görev, sorumluluk ve yetki alanlarını belirler.

2. Madde: Kapsam
Bu yönetmelik hükümleri, Lüleburgaz Belediyesi Tesisler Müdürlüğü’nde’nde uygulanır.

3. Madde: Tanımlar
Bu yönetmelik uygulamasında;
a) Belediye; Lüleburgaz Belediyesi’ni,
b) Birim; Tesisler Müdürlüğü’nü,
c) Alt Birim; Tesisler Müdürlüğü’ne bağlı alt birimleri,
d) Prosedür; Uygulama birliğini sağlamak amacıyla kurumun belirli bir işlem veya faaliyetine ilişkin esasları belirleyen, süreç değişikliklerine göre revize edilen kurum içi işleyişi anlatan yönlendirici dokümanı (Bütçe Hazırlama Prosedürü, İzin Prosedürü vb.),
e) EBYS; Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni,
f) İdari İşler Görevlisi; her müdürlükte evrak kayıt kontrol, tedarik, diğer birimlerle idari koordinasyon konularında görevli çalışanı ifade eder.

4. Madde: Dayanaklar
Bu yönetmelik, 5393 Sayılı Belediyeler Kanunu 15/b, 18/m bentleri ve 48.madde hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı ve Bağlılık

5. Madde: Organizasyon Yapısı
Tesisler Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan alt birimlerden oluşur:
5.1. Tesis Koordinasyon
5.2. Tesis Bakım Onarım
5.3. İdari İşler Yönetimi

6. Madde: Bağlılık
Tesisler Müdürü Belediye Başkanı’nın görevlendirdiği Başkan Yardımcısı’na bağlıdır.

Organizasyon Şeması

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Tesisler Müdürlüğü’nün Ana Sorumlulukları ve Görevleri

7. Madde: Müdürlüğün Ortak Sorumlulukları
7.1. Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması
7.2. Birim Bütçesinin Yönetimi
7.3. Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma
7.4. Tedarik Yönetimi
7.5. İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi
7.6. Çalışan Yönetimi
7.7. İş Sağlığı ve Güvenliği
7.8. Geliştirme/İyileştirme

8. Madde: Müdürlüğün Ana Faaliyet Sorumlulukları
8.1. Tesislerin Tahsisi
8.2. Tesislerin Etkinliklere Hazır Hale Getirilmesi
8.3. Tesislerin Bakım/Onarımı
8.4. Tesis Güvenliği(Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli)
8.5. Tesislerin İşletme Gelirlerinin Yönetimi

9. Madde: Tesisler Müdürünün Sorumlulukları ve Görevleri

9.1. Müdürün Ortak Sorumlulukları ve Görevleri

9.1.1. Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması
Kurumun Stratejik Hedeflerinin planlanmasına katkı sağlamak amacıyla, Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimi koordinasyonunda Kurum Hedeflerinin belirlenmesi çalışmalarına aktif olarak katılır ve katkı sağlar. Biriminin hedef kartını (hedeflerini, göstergelerini, destekleyici faaliyet/projelerini) kurum hedefleriyle uyumlu olarak, kendisine bağlı çalışanları ile birlikte belirler, hedef kartının Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimi ile mutabakatını sağlar, bağlı olduğu yönetici tarafından onaylanan hedeflerin, biriminin çalışanlarına yaygınlaştırılması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.1.2. Birim Bütçesinin Yönetimi
Kurumun mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, Stratejik Amaç ve Hedeflerle uyumlu olarak, Biriminin sorumluluğundaki faaliyet/projelerle ilgili harcama bütçelerini hazırlar. Bu kapsamda, birimine ait faaliyetler konusunda kurumun ilgili birimleriyle görüşerek mutabakat sağlar ve mutabık kaldığı faaliyetlere ait taslak harcama bütçesini belirleyerek Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimine iletir. Onaylanan bütçe doğrultusunda kurum prosedürleri ile uyumlu Birim harcamalarını yönetir/yönlendirir.

9.1.3. Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma
Birim sorumluluğundaki görevlerin etkin, verimli, mevzuata uygun ve zamanında yapılması amacıyla; kendisine bağlı çalışanları ile koordineli olarak işleri planlar/planlanmasını sağlar, faaliyetlerin planlandığı gibi yürütülmesini kontrol eder, gerektiğinde önlemler alır/alınmasını sağlar, planlı çalışma anlayışında öncü rol üstlenir. Kurum içi diğer birimlerle birlikte yürütülmesi gereken çalışmalarda, tüm kademelerdeki çalışanların birlikte çalışarak faaliyeti yürütmesi veya problemi çözümlemesi anlayışına öncülük eder.

9.1.4. Tedarik Yönetimi
Biriminin hizmet alanları ile ilgili hizmet/taşınır ihtiyaçlarını karşılamak üzere, alım ihtiyaçlarını kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli planlar, birim bütçesi ile uyumlu olarak alım dosyalarının hazırlanması için gerekli görevlendirmeleri yapar. Kendisine onaya sunulan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde düzeltmelerin yapılmasını sağlar. Onayladığı alım süreçlerinin gelişimini izler, alımın gerçekleşmesini sağlar. Sonlandırılan alım süreçlerine yönelik hak edişlerin Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödenmesine yönelik gerekli işleyişi yönetir / yönlendirir.

9.1.5. İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleşmesine katkı sağlamak amacıyla, biriminin iş sonuçlarını, düzenli aralıklarla değerlendirir, gerektiğinde düzeltici/önleyici faaliyetlerin planlanmasını sağlar, bu faaliyetlerin gerçekleşmesini, kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli olarak izler, gerçekleşmesini sağlar. Gerektiğinde gerçekleşmesine yönelik önlemleri alır.

9.1.6. Çalışan Yönetimi
Biriminin tanımlanan hedeflerine ulaşması ve çalışanlarının gelişimine katkı sağlamak amacıyla, bağlı çalışanlarına hedefler belirler ve bu hedeflerin iletişimini kurarak, hedeflerle ilgili mutabık kalır, gerçekleşmeleri bağlı çalışanları ile karşılıklı görüşerek değerlendirir, sonuçlara ilişkin geribildirim verir, gelişmeleri İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile paylaşır. Tüm çalışanları için planlanan gelişim programlarını değerlendirir, onaylar ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak, bu gelişim programlarının gerçekleşmesini sağlar, sonuçlarını değerlendirir, gerektiğinde İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak önlem alır/alınmasını sağlar.

9.1.7. İş Sağlığı ve Güvenliği
Kurumun iş sağlığı ve iş güvenliği standartlarına uygun çalışmasına katkı sağlamak amacıyla, görev ve sorumluluk alanında çalışan tüm personelin işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına ve disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliği kurallarına uygun olarak çalışmasını sağlar.

9.1.8. Geliştirme/İyileştirme
Kurumsal gelişime katkı sağlamak amacıyla, kurumun yönetim sistemleri ve uygulamalarının düzenli aralıklarla gözden geçirilmesine yönelik çalışmalara öncülük eder, çalışanlarının katılımını sağlar, bu çalışmalarda iyileştirici/geliştirici öneriler sunar/sunulmasını teşvik eder, planlanan geliştirme/iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleşmesinde “sürekli gelişim” anlayışının yaygınlaşmasında aktif rol üstlenir.

9.2. Müdürün Ana Sorumlulukları ve Görevleri

9.2.1. Tesislerin Tahsisi
Kurum içi ve kurum dışı paydaşların kültürel, sosyal, spor ve kurumsal gelişim vb. amaçlı etkinlik taleplerinin en etkin şekilde karşılanmasına katkı sağlamak amacıyla, Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından onaylanan etkinliklere Tesis Sorumluları ile koordineli olarak etkinlik içeriği ile uyumlu ve talep sahibinin beklentilerini dikkate alarak yer tahsisini yapar ve Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü ile paylaşır. Tesislerin doluluklarını düzenli aralıklarla raporlar. Tesislerin en etkin şekilde kullanılmasına yönelik Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü ve Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ile koordineli ve işbirliği ile çalışır.

9.2.2. Tesislerin Etkinliklere Hazır Hale Getirilmesi
Tesis yararlanıcılarının beklentilerini zamanında ve beklentilerine uyumlu olarak karşılamak amacıyla, gerçekleştirilecek etkinlikler konusunda Tesis Sorumlularını bilgilendirir. Etkinliğin gerçekleştirileceği ortamda etkinliği gerçekleştirecek birim/kurum dışı paydaşa sunacağı alt yapı bilgisini aktarır. Etkinliği gerçekleştirecek birim/kurum dışı paydaşın, etkinlik hazırlıkları ve sağlayacağı alt yapı ile ilgili bilgileri alır ve etkinlik ortamının etkinliğe hazır hale getirilmesi ile ilgili planlamayı Tesis Sorumluları ile koordineli olarak yapar. Etkinlik ortamının paydaş memnuniyetini dikkate alarak hazırlanması konusunda Tesis Sorumlularını ilgili görevlendirmeler için yönlendirir. Etkinlik mekânlarına erişimi kolaylaştırmak üzere gerekli yönlendirmelerin kurum kimliği ile uyumlu standartlarda hazırlanmasını ve uygun noktalarda konumlandırılmasını sağlar.
Etkinlik sonrası birim/kurum dışı paydaştan geri bildirimleri alır ve gerektiğinde bir sonraki etkinliklerle ilgili iyileştirme önlemleri alır/alınmasını sağlar.

9.2.3. Tesislerin Bakım/Onarımı
Tesislerdeki hizmetlerin paydaş memnuniyetini sağlayacak şekilde sunulabilmesi amacıyla, görevlendirdiği çalışanlarıyla tesislerin bakım/onarım ihtiyaçlarının belirlenmesini sağlar, yatırım projesi niteliğinde olmayan bu ihtiyaçların, kurum içi ve/veya kurum dışı kaynaklarla gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetleri yönetir/yönlendirir. Yapım gerektiren işlerde Fen İşleri Müdürlüğü ile koordineli olarak tesisteki geliştirme ihtiyacının karşılanmasını sağlar.

9.2.4. Tesis Güvenliği
Kurum tesislerindeki düzeni ve donatıların sürdürülebilirliğini sağlamak amacıyla, donatıların etkin kullanılması, tesis yararlanıcılarının planlı sürelerle giriş çıkışlarının sağlanması vb. konularda gerekli güvenlik alt yapısını Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli olarak planlar, yürütülmesi ile ilgili gerekli görevlendirmeleri ve kontrolleri yapar.

9.2.5. Tesislerin İşletme Gelirlerinin Yönetimi
Akademilerin ve otoparkların Belediye Meclisi tarafından belirlenen ücret tarifesine göre tesis birimi/otopark görevlisi tarafından tahsil edilmesini sağlar. Düzenli aralıklarla yapılan tahsilatları kontrol eder ve raporlar.

10. Madde: Tesisler Müdürlüğü Alt Birimlerinin Ana Sorumlulukları
10.1. Tesis Koordinasyon Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.1.1. Tesis Doluluklarının İzlenmesi ve Tahsisi
10.1.2. Tesislerin Etkinliklere Hazır Hale Getirilmesi
10.1.3. Tesis Gelirlerinin Tahsilatı ve Raporlanması
10.1.4. Tesis Güvenliği(Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile koordineli)
10.1.5. Paydaş Memnuniyetinin Değerlendirilmesi

10.2. Tesis Bakım/Onarım Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.2.1. Tesis Bakım/Onarım İhtiyaçlarının Belirlenmesi
10.2.2. Planlı Bakımların Gerçekleştirilmesi
10.2.3. Arızaların Giderilmesi ve Raporlanması

10.3. İdari İşler Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.3.1. Yazışma Yönetimi ve Dosyalama Sisteminin Kurulması ve Takibi
10.3.2. Arşiv Yönetimi
10.3.3. Çalışanların İzin, Rapor, Mesai Bildiriminin Takibi
10.3.4. Bütçe Takibi
10.3.5. Satın Alma Taleplerinin Alınması, Kontrolü ve Gerekli Onayların Alınması
10.3.6. Gelen Faturaların Takibi, Kontrolü ve Gerekli Onayların Alınması
10.3.7. Hizmet Sağlayıcılarla İlgili Ödeme Hazırlıklarının Gerçekleştirilmesi ve Takibi
10.3.8. Kurum içi Yönetim Raporlama için Veri Derleme ve İlgili Birimlerle Koordinasyonu

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yazışma, Dosyalama ve Arşivleme Yönetimi

11. Madde: Yazışma
11.1. Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
11.2. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdürün parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
11.3. Müdürlüğe fiziki olarak gelen evrakın, önce EBYS üzerinde kaydı yapılarak referans numarası verilir. EBYS üzerinden ve/veya fiziki olarak gelen evrak, Müdür tarafından ve/veya görevlendirdiği İdari İşler Görevlisi tarafından EBYS üzerinden ilgilisine havale edilir. Havale edilen çalışan evrakın gereğini zamanında ve eksiksiz yapmakla yükümlüdür.
11.4. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Evrakların elektronik ortamda havalesi yapıldığında çalışana zimmetlenmiş sayılır. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdürlüğe diğer birimden gelen/yönlendirilen evraklar, İdari İşler Görevlisine elektronik ortamda zimmetlenir.

12. Madde: Dosyalama ve Arşivleme
12.1. Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmalar “standart dosya planına” göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
12.2. İşlemi biten evraklar “standart dosya planına” göre arşivlenir.
12.3. Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve bağlı olduğu yönetici sorumludur.
12.4. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Yetki ve Görev Devir Teslim

13. Madde: Yetki
13.1. Tesisler Müdürü, Başkan Yardımcısının onayını alarak bu yönetmeliğin maddelerinin yürütümünde yetkilidir. Bu kapsamda; Tesisler Müdürü; yürürlükteki Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje, plan program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından Başkan Yardımcısı ve Başkan’a karşı sorumludur.
13.2. Tesisler Müdürlüğü’ne bağlı çalışanlar; yukarıda anılan kapsamdaki görevleri beklenen hizmet standartları ve mevzuatla uyumlu olarak yerine getirilmesinden yükümlü ve müdüre karşı sorumludur.

14. Madde: Görev Devir Teslim
Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda üstlendiği görev gereği her türlü dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları yeni görevliye devir teslim yapması zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılamaz. Çalışanın ölümü halinde, görevi gereği sorumluluğu altında olan dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları Yöneticisinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

15. Madde: İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

16. Madde: Yürürlük
Bu yönetmelik Lüleburgaz Belediye Meclis kararının mevzuatla uyumlu onayı doğrultusunda yürürlüğe girer, en geç 3 gün içinde web sitesinde yayımlanır.

17. Madde: Yürütme
Bu yönetmelik hükümleri Lüleburgaz Belediye Başkanı adına Tesisler Müdürü tarafından yürütülür.

18. Madde: İşbu yönetmelik 18 maddeden oluşur.