T.C.

LÜLEBURGAZ BELEDİYESİ

MALİ HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Bu yönetmelik, Lüleburgaz Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü görev, sorumluluk ve yetki alanlarını belirler.
2. Madde: Kapsam
Bu yönetmelik hükümleri, Lüleburgaz Belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü’nde uygulanır.
3. Madde: Tanımlar
Bu yönetmelik uygulamasında;
a) Belediye; Lüleburgaz Belediyesi’ni,
b) Birim; Mali Hizmetler Müdürlüğü’nü,
c) Alt Birim; Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne bağlı alt birimleri,
d) Prosedür; Uygulama birliğini sağlamak amacıyla kurumun belirli bir işlem veya faaliyetine ilişkin esasları belirleyen, süreç değişikliklerine göre revize edilen kurum içi işleyişi anlatan yönlendirici dokümanı (Bütçe Hazırlama Prosedürü, İzin Prosedürü vb.),
e) EBYS; Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni,
f) İdari İşler Görevlisi; her müdürlükte evrak kayıt kontrol, tedarik, diğer birimlerle idari koordinasyon konularında görevli çalışanı ifade eder.
4. Madde: Dayanaklar
Bu yönetmelik, 5393 Sayılı Belediyeler Kanunu 15/b, 18/m bentleri ve 48.madde hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

5. Madde: Organizasyon Yapısı

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı ve Bağlılık

Mali Hizmetler Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan alt birimlerden oluşur:
5.1. Strateji ve Bütçe
5.2. Gelir Yönetimi
5.3. Muhasebe ve Finansman
5.4. Vadesi Geçmiş Alacaklar
5.5. İdari İşler Yönetimi
5.6. İç Kontrol (2021/23 Meclis kararıyla eklenen)
6. Madde: Bağlılık
Mali Hizmetler Müdürü Belediye Başkanı’nın görevlendireceği Başkan Yardımcısı’na bağlıdır.

Organizasyon Şeması

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Mali Hizmetler Müdürlüğü’nün Ana Sorumlulukları ve Görevleri
7. Madde: Müdürlüğün Ortak Sorumlulukları
7.1. Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması
7.2. Birim Bütçesinin Yönetimi
7.3. Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma
7.4. Tedarik Yönetimi
7.5. İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi
7.6. Çalışan Yönetimi
7.7. İş Sağlığı ve Güvenliği
7.8. Geliştirme/İyileştirme
8. Madde: Müdürlüğün Ana Faaliyet Sorumlulukları
8.1. Strateji ve Bütçe Yönetimi
8.2. Stratejik Projelerin Geliştirilmesi, Kaynak Temini ve Proje Yürütümü
8.3. İç Kontrol Sisteminin Yürütümü
8.4. Gelir Yönetimi
8.5. Vadesi Geçmiş Alacakların Yönetimi
8.6. Taşınır ve Taşınmazların Yönetimi
8.7. Ön Mali Kontrol
8.8. Finansman ve Ödeme Yönetimi
8.9. Muhasebe, Yıl Sonu Kapanış İşlemleri ve Kesin Hesabın Çıkarılması
9. Madde: Mali Hizmetler Müdürünün Sorumlulukları ve Görevleri
9.1. Müdürün Ortak Sorumlulukları ve Görevleri
9.1.1. Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması
Kurumun Stratejik Hedeflerinin planlanmasına katkı sağlamak amacıyla, Mali Hizmetler- Strateji ve Bütçe birimi koordinasyonunda Kurum Hedeflerinin belirlenmesi çalışmalarına aktif olarak katılır ve katkı sağlar. Biriminin hedef kartını (hedeflerini, göstergelerini, destekleyici faaliyet/projelerini) kurum hedefleriyle uyumlu olarak, kendisine bağlı çalışanları ile birlikte belirler, hedef kartının Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimi ile mutabakatını sağlar, bağlı olduğu yönetici tarafından onaylanan hedeflerin, biriminin çalışanlarına yaygınlaştırılması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.1.2. Birim Bütçesinin Yönetimi

Kurumun mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, Stratejik Amaç ve Hedeflerle uyumlu olarak, Biriminin sorumluluğundaki faaliyet/projelerle ilgili harcama bütçelerini hazırlar. Bu kapsamda, birimine ait faaliyetler konusunda kurumun ilgili birimleriyle görüşerek mutabakat sağlar ve mutabık kaldığı faaliyetlere ait taslak harcama bütçesini belirleyerek Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimine iletir. Onaylanan bütçe doğrultusunda kurum prosedürleri ile uyumlu Birim harcamalarını yönetir/yönlendirir.

9.1.3. Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma

Birim sorumluluğundaki görevlerin etkin, verimli, mevzuata uygun ve zamanında yapılması amacıyla; kendisine bağlı çalışanları ile koordineli olarak işleri planlar/planlanmasını sağlar, faaliyetlerin planlandığı gibi yürütülmesini kontrol eder, gerektiğinde önlemler alır/alınmasını sağlar, planlı çalışma anlayışında öncü rol üstlenir. Kurum içi diğer birimlerle birlikte yürütülmesi gereken çalışmalarda, tüm kademelerdeki çalışanların birlikte çalışarak faaliyeti yürütmesi veya problemi çözümlemesi anlayışına öncülük eder.

9.1.4. Tedarik Yönetimi

Biriminin hizmet alanları ile ilgili hizmet/taşınır ihtiyaçlarını karşılamak üzere, alım ihtiyaçlarını kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli planlar, birim bütçesi ile uyumlu olarak alım dosyalarının hazırlanması için gerekli görevlendirmeleri yapar. Kendisine onaya sunulan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde düzeltmelerin yapılmasını sağlar. Onayladığı alım süreçlerinin gelişimini izler, alımın gerçekleşmesini sağlar. Sonlandırılan alım süreçlerine yönelik hak edişlerin Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödenmesine yönelik gerekli işleyişi yönetir / yönlendirir.

9.1.5. İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi

Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleşmesine katkı sağlamak amacıyla, biriminin iş sonuçlarını, düzenli aralıklarla değerlendirir, gerektiğinde düzeltici/önleyici faaliyetlerin planlanmasını sağlar, bu faaliyetlerin gerçekleşmesini, kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli olarak izler, gerçekleşmesini sağlar. Gerektiğinde gerçekleşmesine yönelik önlemleri alır.

9.1.6. Çalışan Yönetimi

Biriminin tanımlanan hedeflerine ulaşması ve çalışanlarının gelişimine katkı sağlamak amacıyla, bağlı çalışanlarına hedefler belirler ve bu hedeflerin iletişimini kurarak, hedeflerle ilgili mutabık kalır, gerçekleşmeleri bağlı çalışanları ile karşılıklı görüşerek değerlendirir, sonuçlara ilişkin geribildirim verir, gelişmeleri İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile paylaşır. Tüm çalışanları için planlanan gelişim programlarını değerlendirir, onaylar ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak, bu gelişim programlarının gerçekleşmesini sağlar, sonuçlarını değerlendirir, gerektiğinde İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak önlem alır/alınmasını sağlar.

9.1.7. İş Sağlığı ve Güvenliği

Kurumun iş sağlığı ve iş güvenliği standartlarına uygun çalışmasına katkı sağlamak amacıyla, görev ve sorumluluk alanında çalışan tüm personelin işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına ve disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliği kurallarına uygun olarak çalışmasını sağlar.

9.1.8. Geliştirme/İyileştirme

Kurumsal gelişime katkı sağlamak amacıyla, kurumun yönetim sistemleri ve uygulamalarının düzenli aralıklarla gözden geçirilmesine yönelik çalışmalara öncülük eder, çalışanlarının katılımını sağlar, bu çalışmalarda iyileştirici/geliştirici öneriler sunar/sunulmasını teşvik eder, planlanan geliştirme/iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleşmesinde “sürekli gelişim” anlayışının yaygınlaşmasında aktif rol üstlenir.

9.2. Müdürün Ana Sorumlulukları ve Görevleri

9.2.1. Strateji ve Bütçe Yönetimi

Kurum vizyonu ve misyonu ile uyumlu kamu hizmetlerinin etkin ve verimli sunulmasını sağlamak üzere, belediye stratejik plan hazırlama rehberiyle uyumlu stratejik plan hazırlık çalışmalarını Strateji ve Bütçe Birimi koordinasyonunda tüm birimlerin işbirliği ile yürütülmesini sağlar. Bu kapsamda, kurumun hedef kartlarının hazırlanmasına altlık olacak mali verileri birimlerle paylaşır. Tamamlanan Stratejik Plan doğrultusunda, Performans Programı ve Bütçe Hazırlanması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir. Meclis onayını alan yönetim raporlarının (Stratejik Plan, Performans Programı ve Bütçe’nin) basılı ve kurum web sitesinde kamuyla paylaşımını sağlar. Tüm bu yönetim araçlarının mevzuatla uyumlu düzenli aralıklarla izlenmesini ve raporlanmasına yönelik alt yapının kurulmasında aktif rol üstlenir. Düzenli olarak raporlamaların yapılabilmesini sağlamak üzere, gerçekleşme verilerinin birimler tarafından doğru ve eksiksiz girilmesi faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.2.2. Stratejik Projelerinin Geliştirilmesi, Kaynak Temini ve Proje Yürütümü

Kurumsal kapasitenin geliştirilmesi ve yatırım projelerinin gerçekleşmesine katkı sağlamak amacıyla, ulusal/uluslararası hibe/destek programlarının takip edilmesini, kurum içi birimlerle koordineli olarak, kent ve/veya kurum ihtiyaçlarına yönelik uygun programlara başvuru yapılmasını Strateji ve Bütçe Birimi ile sağlar. Onaylanan projelerle ilgili kurum dışı kaynaklarla gerektiğinde protokollerin yapılmasına yönelik hazırlıkları yönetir/yönlendirir. Projelerin yürütümünde görevlendirmeleri yapar, gerektiğinde kurum içi veya kurum dışı kaynakların katılımını sağlayacak koordinasyonu gerçekleştirir.

9.2.3. İç Kontrol Sisteminin Yürütümü

Kurum kaynaklarının en etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, İç Kontrol Sistemi standartlarının düzenli aralıklarla güncellenmesini ve kurum geneline yaygınlaştırılması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir. Bu kapsamda, kurum süreçlerinin, risklerinin analiz edilip, İç Kontrol Eylem Planı’nın güncellenmesini ve raporlanmasını sağlar.

9.2.4. Gelir Yönetimi ve Vadesi Geçmiş Alacakların Yönetimi

Kurum hedeflerinin yerine getirilmesinde mali kaynaklarının geliştirilmesine katkı sağlamak amacıyla, gelir tarifelerinin oluşturulması konsolide edilmesi ve gelirlerin bütçelenmesi faaliyetlerini yönetir/yönlendirir. Bütçelenen belediye gelirlerinin zamanında ve eksiksiz tahakkuk ve tahsilatı için kolaylaştırıcı yöntemler geliştirilmesini sağlar. Bu kapsamda zamanında tahsilatını takip eder. Zamanında tahsil edilemeyen alacaklarla ilgili 6183 sayılı yasa kapsamında işlem yapılmasını sağlar. Beyana dayalı gelir tahakkuklarının doğruluğunu temin etmek üzere, Saha Denetimlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

9.2.5. Taşınmazların Yönetimi

Kurum hedeflerinin yerine getirilmesinde mali kaynakların geliştirilmesine katkı sağlamak amacıyla, belediye taşınmazlarının envanterinin güncel tutulmasını ve bu envanter kapsamındaki gelir getirici taşınmazlardan gelir sağlanmasına yönelik faaliyetleri (satış, kiralama vb.) Üst Yönetim onayıyla ve mevzuatla uyumlu planlar ve Destek Hizmetleri – İhale Birimi ile koordineli gerçekleştirir. Bu kapsamda ilgili Bilgi Sistemlerinin güncellenmesi faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.2.6. Taşınırların Yönetimi

Kurum taşınırlarının en etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak üzere, Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında müdürlüğe ait taşınır malların etkin, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar. Bu kapsamda ilgili Bilgi Sistemlerinin güncellenmesi faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.2.7. Ön Mali Kontrol

Kurum mali kaynaklarının bütçeyle uyumlu olarak kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, mevzuatta tanımlı sınırlardaki ihale dosyaları kapsamındaki tedarikçilerle ilgili mali analiz yapılmasını, harcama birimlerinin harcamalarına yönelik, açık ve gerekçeli olarak yönlendirici görüş bildirilmesini sağlar.

9.2.8. Finansman ve Ödeme Yönetimi

Kurum mali kaynaklarının verimli kullanılması amacıyla, banka kayıtlarını düzenli olarak kontrol ederek, kaynak hareketlerinin birimlerin gelir tahakkuklarıyla eşleştirilmesini sağlar. Düzenli aralıklarla kurum kaynaklarının akışını kontrol eder ve ödeme-tahsilat planlarıyla uyumlu kaynakların değerlendirilmesine yönelik faaliyetleri Üst Yönetim onayıyla gerçekleştirir. Ödeme belgelerini, harcama belgeleri yönetmeliği hükmüne göre kontrol eder, ödemeleri gerçekleştirir.

9.2.9. Muhasebe, Yıl Sonu Kapanış İşlemleri ve Kesin Hesabın Çıkarılması

Muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlarına uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını, raporlanmasını, ödeneği olan harcamalara yönelik ödemelerin gerçekleşmesini ve mali raporlamaya uygun olarak kayıt altına alınmasını sağlar ve yılsonu kapanış işlemleri, kesin hesap faaliyetlerini Strateji ve Bütçe Birimi ile yönlendirir/yönetir.

10. Madde: Mali Hizmetler Müdürlüğü Alt Birimlerinin Ana Sorumlulukları
10.1. Strateji ve Bütçe Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.1.1. Stratejik Plan, Performans Programı, Bütçe Hazırlama ve Raporlama
10.1.2. Stratejik Projelerinin Geliştirilmesi, Kaynak Temini ve Proje Yürütümü
10.1.3. Bütçe Tahsisi ve Ödenek Yönetimi
10.1.4. Kesin Hesap Yönetimi
10.1.5. Yönetim Raporlama
10.2. Gelir Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.2.1. Gelir Tarifelerinin Konsolidasyonu
10.2.2. Gelir Kaynaklarının Geliştirilmesi
10.2.3. Mükellef Bilgilerinin Oluşturulması ve Güncellenmesi
10.2.4. Gelir Tahakkuku/Tarhiyatı ve Tahsili
10.2.5. Vergi Gelirlerinin (İlan ve Reklam Vergisi vb.) Doğruluğuna Esas Saha Denetimleri
10.2.6. Taşınmazların Yönetimi
10.3. Vadesi Geçmiş Alacaklar Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.3.1. Vadesi Geçmiş Alacakların Tespiti ve Raporlanması
10.3.2. Vadesi Geçmiş Alacaklarla İlgili 6183 Sayılı Yasa Kapsamında Ödeme Emirlerinin Düzenlenmesi
10.3.3. Ödeme Emri Sonrası Tahsil Edilemeyen Alacaklarının Haciz ve İcra İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi
10.4. Muhasebe ve Finansman Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.4.1. Tahakkukların ve Tahsilatların Muhasebeleştirilmesi
10.4.2. Banka Hareketlerinin Kontrolü ve Muhasebeleştirilmesi
10.4.3. Mali Tabloların Raporlanması
10.4.4. Denetim Bilgi/Belgelerinin Hazırlanması
10.4.5. Taşınır Yönetimi
10.4.6. Kaynak Akışı Planlaması ve
10.4.7. Ödemelerin Gerçekleştirilmesi
10.4.8. Kaynak Eksiği/Fazlasının Belirlenmesi ve Gerekli Önlemlerin Üst Yönetim Onayı ile Alınması
10.5. İdari İşler Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.5.1. Yazışma Yönetimi veDosyalamaSisteminin Kurulması ve Takibi
10.5.2. Arşiv Yönetimi
10.5.3. Çalışanların İzin,Rapor, MesaiBildirimininTakibi
10.5.4. Bütçe Takibi

10.5.5. Satın Alma Taleplerinin Alınması, Kontrolü ve Gerekli Onayların Alınması
10.5.6. Gelen Faturaların Takibi, Kontrolü ve Gerekli Onayların Alınması
10.5.7. Hizmet Sağlayıcılarla İlgili Ödeme Hazırlıklarının Gerçekleştirilmesi ve Takibi
10.5.8. Kurum içi Yönetim Raporlama için Veri Derleme ve İlgili Birimlerle Koordinasyonu
10.6. İç Kontrol Biriminin Ana Sorumlulukları (2021/23 Meclis kararıyla eklenen)
10.6.1. İç kontrol sisteminin kurulması standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak
10.6.2. İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak
10.6.3. Ön mali kontrol görevini yürütmek
10.6.4. Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirler önermek

11. Madde: Yazışma

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yazışma, Dosyalama ve Arşivleme Yönetimi

11.1. Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
11.2. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdürün parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
11.3. Müdürlüğe fiziki olarak gelen evrakın, önce EBYS üzerinde kaydı yapılarak referans numarası verilir. EBYS üzerinden ve/veya fiziki olarak gelen evrak, Müdür tarafından ve/veya görevlendirdiği İdari İşler Görevlisi tarafından EBYS üzerinden ilgilisine havale edilir. Havale edilen çalışan evrakın gereğini zamanında ve eksiksiz yapmakla yükümlüdür.
11.4. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Evrakların elektronik ortamda havalesi yapıldığında çalışana zimmetlenmiş sayılır. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdürlüğe diğer birimden gelen/yönlendirilen evraklar, İdari İşler Görevlisine elektronik ortamda zimmetlenir.
12. Madde: Dosyalama ve Arşivleme
12.1. Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmalar “standart dosya planına” göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
12.2. İşlemi biten evraklar “standart dosya planına” göre arşivlenir.
12.3. Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve bağlı olduğu yönetici sorumludur.
12.4. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

13. Madde: Yetki

BEŞİNCİ BÖLÜM

Yetki ve Görev Devir Teslim

13.1. Mali Hizmetler Müdürü, Başkan Yardımcısının onayını alarak bu yönetmeliğin maddelerinin yürütümünde yetkilidir. Bu kapsamda; Mali Hizmetler Müdürü; yürürlükteki Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje, plan program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından Başkan Yardımcısı ve Başkan’a karşı sorumludur.

13.2. Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne bağlı çalışanlar; yukarıda anılan kapsamdaki görevleri beklenen hizmet standartları ve mevzuatla uyumlu olarak yerine getirilmesinden yükümlü ve müdüre karşı sorumludur.

14. Madde: Görev Devir Teslim

Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda üstlendiği görev gereği her türlü dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları yeni görevliye devir teslim yapması zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılamaz. Çalışanın ölümü halinde, görevi gereği sorumluluğu altında olan dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları Yöneticisinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
15. Madde: İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

16. Madde: Yürürlük

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme
Bu yönetmelik Lüleburgaz Belediye Meclis kararının mevzuatla uyumlu onayı doğrultusunda yürürlüğe girer, en geç 3 gün içinde web sitesinde yayımlanır.
17. Madde: Yürütme
Bu yönetmelik hükümleri Lüleburgaz Belediye Başkanı adına Mali Hizmetler Müdürü tarafından yürütülür.
18. Madde: İşbu yönetmelik 18 maddeden oluşur.