T.C.

LÜLEBURGAZ BELEDİYESİ

İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

1. Madde: Amaç
Bu yönetmelik, Lüleburgaz Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü görev, sorumluluk ve yetki alanlarını ve belirler.

2. Madde: Kapsam
Bu yönetmelik hükümleri, Lüleburgaz Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nde uygulanır.

3. Madde: Tanımlar
Bu yönetmelik uygulamasında;
a) Belediye; Lüleburgaz Belediyesi’ni,
b) Birim; İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nü,
c) Alt Birim; İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne bağlı alt birimleri,
d) Prosedür; Uygulama birliğini sağlamak amacıyla kurumun belirli bir işlem veya faaliyetine ilişkin esasları belirleyen, süreç değişikliklerine göre revize edilen kurum içi işleyişi anlatan yönlendirici dokümanı (Bütçe Hazırlama Prosedürü, İzin Prosedürü vb.),
e) EBYS; Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni,
f) İdari İşler Görevlisi; her müdürlükte evrak kayıt kontrol, tedarik, diğer birimlerle idari koordinasyon konularında görevli çalışanı ifade eder.

4. Madde: Dayanaklar
Bu yönetmelik, 5393 Sayılı Belediyeler Kanunu 15/b, 18/m bentleri ve 48.madde hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı ve Bağlılık

5. Madde: Organizasyon Yapısı
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan alt birimlerden oluşur:
5.1. İnsan Kaynakları Planlama ve İşe Alım Yönetimi
5.2. Özlük ve İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetimi
5.3. Kariyer Gelişimi ve Eğitim
5.4. İdari İşler Yönetimi

6. Madde: Bağlılık
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü Belediye Başkan’ının görevlendireceği Başkan Yardımcısı’na bağlıdır.

Organizasyon Şeması

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün Ana Sorumlulukları ve Görevleri

7. Madde: Müdürlüğün Ortak Sorumlulukları
7.1. Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması
7.2. Birim Bütçesinin Yönetimi
7.3. Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma
7.4. Tedarik Yönetimi
7.5. İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi
7.6. Çalışan Yönetimi
7.7. Geliştirme/İyileştirme

8. Madde: Müdürlüğün Ana Faaliyet Sorumlulukları
8.1. İşe Alım
8.2. Maaş/Ücret Yönetimi
8.3. Disiplin Yönetimi
8.4. İşten Ayrılma İşlemleri Yönetimi
8.5. Özlük Bilgilerinin Yönetimi
8.6. Norm Kadro Yönetimi
8.7. Kariyer Gelişimi
8.8. Eğitim
8.9. Toplu İş Sözleşmeleri
8.10. İş Sağlığı ve Güvenliği

9. Madde: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürünün Sorumlulukları ve Görevleri

9.1. Müdürün Ortak Sorumlulukları ve Görevleri

9.1.1. Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması
Kurumun Stratejik Hedeflerinin planlanmasına katkı sağlamak amacıyla, Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimi koordinasyonunda Kurum Hedeflerinin belirlenmesi çalışmalarına aktif olarak katılır ve katkı sağlar. Biriminin hedef kartını (hedeflerini, göstergelerini, destekleyici faaliyet/projelerini) kurum hedefleriyle uyumlu olarak, kendisine bağlı çalışanları ile birlikte belirler, hedef kartının Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimi ile mutabakatını sağlar, bağlı olduğu yönetici tarafından onaylanan hedeflerin, biriminin çalışanlarına yaygınlaştırılması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.1.2. Birim Bütçesinin Yönetimi
Kurumun mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, Stratejik Amaç ve Hedeflerle uyumlu olarak, Biriminin sorumluluğundaki faaliyet/projelerle ilgili harcama bütçelerini hazırlar. Bu kapsamda, birimine ait faaliyetler konusunda kurumun ilgili birimleriyle görüşerek mutabakat sağlar ve mutabık kaldığı faaliyetlere ait taslak harcama bütçesini belirleyerek Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimine iletir. Onaylanan bütçe doğrultusunda kurum prosedürleri ile uyumlu Birim harcamalarını yönetir/yönlendirir.

9.1.3. Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma
Birim sorumluluğundaki görevlerin etkin, verimli, mevzuata uygun ve zamanında yapılması amacıyla; kendisine bağlı çalışanları ile koordineli olarak işleri planlar/planlanmasını sağlar, faaliyetlerin planlandığı gibi yürütülmesini kontrol eder, gerektiğinde önlemler alır/alınmasını sağlar, planlı çalışma anlayışında öncü rol üstlenir. Kurum içi diğer birimlerle birlikte yürütülmesi gereken çalışmalarda, tüm kademelerdeki çalışanların birlikte çalışarak faaliyeti yürütmesi veya problemi çözümlemesi anlayışına öncülük eder.

9.1.4. Tedarik Yönetimi
Biriminin hizmet alanları ile ilgili hizmet/taşınır ihtiyaçlarını karşılamak üzere, alım ihtiyaçlarını kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli planlar, birim bütçesi ile uyumlu olarak alım dosyalarının hazırlanması için gerekli görevlendirmeleri yapar. Kendisine onaya sunulan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde düzeltmelerin yapılmasını sağlar. Onayladığı alım süreçlerinin gelişimini izler, alımın gerçekleşmesini sağlar. Sonlandırılan alım süreçlerine yönelik hak edişlerin Gerçekleştirme Görevlisi tarafından ödenmesine yönelik gerekli işleyişi yönetir/yönlendirir.

9.1.5. İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleşmesine katkı sağlamak amacıyla, biriminin iş sonuçlarını, düzenli aralıklarla değerlendirir, gerektiğinde düzeltici/önleyici faaliyetlerin planlanmasını sağlar, bu faaliyetlerin gerçekleşmesini, kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli olarak izler, gerçekleşmesini sağlar. Gerektiğinde gerçekleşmesine yönelik önlemleri alır.

9.1.6. Çalışan Yönetimi
Biriminin tanımlanan hedeflerine ulaşması ve çalışanlarının gelişimine katkı sağlamak amacıyla, bağlı çalışanlarına hedefler belirler ve bu hedeflerin iletişimini kurarak, hedeflerle ilgili mutabık kalır, gerçekleşmeleri bağlı çalışanları ile karşılıklı görüşerek değerlendirir, sonuçlara ilişkin geribildirim verir. Tüm çalışanları için planlanan gelişim programlarını değerlendirir, onaylar ve bu gelişim programlarının gerçekleşmesini sağlar, sonuçlarını değerlendirir, gerektiğinde önlem alır/alınmasını sağlar.

9.1.7. Geliştirme/İyileştirme
Kurumsal gelişime katkı sağlamak amacıyla, kurumun yönetim sistemleri ve uygulamalarının düzenli aralıklarla gözden geçirilmesine yönelik çalışmalara öncülük eder, çalışanlarının katılımını sağlar, bu çalışmalarda iyileştirici/geliştirici öneriler sunar/sunulmasını teşvik eder, planlanan geliştirme/iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleşmesinde “sürekli gelişim” anlayışının yaygınlaşmasında aktif rol üstlenir.

9.2. Müdürün Ana Sorumlulukları ve Görevleri

9.2.1. İşe Alım
Kurum hizmetlerinde görev yapacak insan kaynağı gereksiniminin karşılanması amacıyla, insan kaynağı ihtiyacını performans programı/bütçe dönemlerinde görüşerek belirler, belirlenen İK ihtiyacının hangi yöntemlerle karşılanacağı konusunda alternatifleri güncel mevzuat doğrultusunda oluşturur, gerekli kurum onaylarını alır. Onaylanan alımlarla ilgili ilanları hazırlar ve yayınlanmasını sağlar. Bu kapsamda gerek naklen tayin, gerekse açıktan atama ve/veya ilan yoluyla gelen adaylarla ilgili sınav/görüşme organizasyonlarını planlar, alım komisyonlarına duyurur. Görüşme/sınavların gerçekleşmesini sağlar. Seçilen adayları ilan eder, işe giriş işlemlerinin tamamlanmasını ve atamalarının gerçekleşmesini Başkan onayıyla sağlar. Bu kapsamda güvenlik soruşturmalarına yönelik resmi kurumlarla yazılı iletişimi gerçekleştirir. Belediye İK Şirketi kanalıyla yapılacak işe alım sürecini de yönetir/ yönlendirir.

9.2.2. Maaş / Ücret Yönetimi
Çalışanların özlük haklarının yasal çerçevede doğru ve eksiksiz takibi amacıyla, farklı statülerdeki çalışanların bağlı oldukları mevzuatla uyumlu bordrolarının düzenlenmesi çalışmalarını kontrol eder ve ödemelerinin zamanında gerçekleşmesini sağlar. Aylık bordrolama dışında kalan işçi ikramiyeleri, işçi izin yardımları, memur özel hizmet tazminatı ve giyim yardımlarının hesaplanmasını sağlar, hesapları kontrol eder ve ilgili birime ödenmek üzere iletir.

9.2.3. Disiplin Yönetimi
Kurum ortamında çalışma standartlarının korunması ve çalışma barışının sağlanması amacıyla, farklı statülerdeki çalışanların bağlı oldukları mevzuatla uyumlu disiplin soruşturması gerektiren fiilleriyle ilgili, disiplin soruşturmasını yürütür, fiille ilgili kararın oluşması için gerekli raporu hazırlar, alınan kararı onaylanmasından sonra ilgilisine tebliğ eder, kararın arşivlenmesini sağlar. Görevden Uzaklaştırmayla ilgili; Mülki amirce veya Belediye Başkanınca kamu hizmet gerekleri açısından görevi başında bulunmasında sakınca görülen devlet memurları hakkında görevden uzaklaştırma tedbirinin uygulanmasını ve soruşturma süreçlerinin yürütülmesini sağlar.

9.2.4. İşten Ayrılma İşlemleri Yönetimi
9.2.4.1. Emeklilik: Kurum hizmetlerinde görev yapan yasal hizmet süresini dolduran insan kaynağının tespiti ihtiyacını, performans programı/bütçe dönemlerinde görüşerek belirler. Çalışanın dillekçe ile emeklilik talebini alır, çalışanın bağlı olduğu mevzuatla uyumlu emeklilik işlem dosyalarının hazırlanmasını, SGK ile yazışmalarının, kıdem tazminatlarını hesaplanmasının (işçi statüsü için) yapılmasını ve onaya sunulmasını sağlar. Çalışanın üzerine zimmetli taşınırların, belge ve dosyaların bağlı olduğu müdürlükçe teslim alınmasını sağlar ve teslim tutanağının bir nüshasının çalışanın özlük dosyasında saklanmasını sağlar.

9.2.4.2. İstifa: Kurum hizmetlerinde görev almak istemediğini yazılı olarak beyan eden çalışanların dilekçelerini başkanlık makamının onayına sunar. Onay sonrası çalışanın bağlı olduğu mevzuatla uyumlu olarak ilişik kesme işlemlerinin yapılmasını sağlar. Çalışanın üzerine zimmetli taşınırların, belge ve dosyaların bağlı olduğu müdürlükçe teslim alınmasını sağlar ve teslim tutanağının bir nüshasının çalışanın özlük dosyasında saklanmasını sağlar.

9.2.4.3. Ölüm: Kurum hizmetlerinde görev yapan personelin görev sırasında görevi ile ilgili bir nedenle ya da görev dışında bir nedenle ölümü halinde çalışanın bağlı olduğu mevzuatla uyumlu olarak ilişik kesme işlemlerinin yapılmasını sağlar. Çalışanın üzerine zimmetli taşınırların, belge ve dosyaların bağlı olduğu müdürlükçe mirasçılarından teslim alınmasını sağlar ve teslim tutanağının bir nüshasının çalışanın özlük dosyasında saklanmasını sağlar.

9.2.5. Özlük Bilgilerinin Yönetimi
Çalışanların özlük bilgilerinin yasal çerçevede doğru ve eksiksiz oluşturulması amacıyla, farklı statülerdeki çalışanların bağlı oldukları mevzuatla uyumlu özlük bilgilerinin (izin bilgileri, sağlık raporları, aile bildirimleri, mal bildirimleri vb.) kayıt altına alınmasını ve özlük dosyalarında arşivlenmesini sağlar.

9.2.6. Norm Kadro Yönetimi
Kurumun organizasyonun mevzuata uygun yapılanmasını sağlamak amacıyla, kadro iptal/ ihdaslarını, dolu kadro değişikliklerine yönelik hazırlık işlemlerinin gerçekleştirilmesini ve Meclis onayları tamamlanan kadro bilgilerinin norm kadro cetvellerine işlenmesini sağlar. Bu kapsamda, her yılbaşında geçici işçi, sözleşmeli personel sayılarının belirlenmesini Meclis onayı ile sağlar.

9.2.7. Kariyer Gelişimi
657 sayılı yasa kapsamındaki çalışanların kariyer gelişimini en etkin uygulayabilmek amacıyla, her yıl Ocak ayında Valilikten gelen görevde yükselme çağrısına uygun çalışanların listesini hazırlar, Başkan ve Başkan Yardımcısı onayını alır, kurum içi duyuruları gerçekleştirir, aday çalışan taleplerini alır ve görevde yükselme kadrolarıyla uyumlu sayıda adayı değerlendirerek Valiliğe iletilmesini sağlar. Görevde yükselme sürecini tamamlayan çalışanların mülakatlarını gerçekleştirir, uygun adayların atamalarını Başkan onayıyla sağlar.

9.2.8. Eğitim
Kurum insan kaynağının kurum hedeflerinin gerçekleşmesi yönünde mesleki becerilerinin ve yetkinliklerinin geliştirilmesine katkı sağlamak amacıyla, birimlerin eğitim gereksinimlerini Birim Yöneticileriyle görüşerek belirler, gereksinimleri gerektiğinde ortaklaştırır, eğitim planlanmasını yapar ve katılımcılara duyurur. Eğitimin kurum içi/dışı kaynaklarla gerçekleştirilmesine karar verir ve gerekli onayları alır. Eğitimlerin gerçekleşmesini sağlar, sonuçlarını değerlendirir ve gerektiğinde iyileştirme önlemlerini alır/alınmasını sağlar.

9.2.9. Toplu İş Sözleşmeleri
Çalışanların özlük haklarının yasal çerçevede doğru ve eksiksiz oluşturulması amacıyla, farklı statüdeki çalışanlarla ilgili yetkili sendikalarla toplu iş sözleşmesi döneminde yetkili kademelerin onaylarını alır, sözleşme taslaklarının yasayla ve personel bütçesi ile uyumunu değerlendirir, önerileri hazırlar ve onaya sunar. Toplu görüşmelere katılır. Bağıtlanan sözleşmelerle ilgili özlük işlemlerin gerçekleşmesini sağlar.

9.2.10. İş Sağlığı ve Güvenliği
Kurumun çalışma standartlarının sürdürülebilir olmasına katkı sağlamak amacıyla, tüm kurumda iş sağlığı ve güvenliği standartlarına uygun olarak çalışmasına yönelik risklerin analiz edilerek bu risklerle ilgili gerekli standartlara uygun çalışılmasını kendisine bağlı İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı aracılığıyle yürütülen denetimlerle kontrol eder ve gerekli tedbirlerin alınmasına yönelik ilgili yöneticileri bilgilendirir. Gerektiğinde kurum yönetimini önlem almasına yönelik bilgilendirir. Bu kapsamda, görev ve sorumluluk alanında çalışan tüm personelin işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına ve disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliği kurallarına uygun olarak çalışmasını sağlar.

10. Madde: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü Alt Birimlerinin Ana Sorumlulukları

10.1. İnsan Kaynakları Planlama ve İşe Alım Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları

10.1.1. İnsan Kaynağı Planlama
10.1.2. İnsan Kaynağı Bütçesinin Hazırlanması, Takibi ve Raporlanması
10.1.3. İşe Seçme Sürecinin Planlanması ve Yürütülmesi
10.1.4. İşe Alıştırma (Oryantasyon) Programlarının Hazırlanması ve Yürütülmesi
10.1.5. İş Teklifi ve İşe Yerleştirme Sürecinin Planlanması
10.1.6. Çalışanın İş Başı Yapmasına Yönelik Planlamanın Yapılması, Ortamının Hazırlanması

10.2. Özlük ve İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.2.1. Maaş/Ücret Yönetimi
10.2.2. Disiplin Yönetimi
10.2.3. İşten Ayrılma İşlemleri Yönetimi
10.2.4. Özlük Bilgilerinin Yönetimi
10.2.5. İş Sağlığı ve Güvenliği

10.3. Kariyer Gelişimi ve Eğitim Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.3.1. Kariyer Gelişimi
10.3.2. Kurum, Birim ve Çalışanlarının Mesleki Gelişim İhtiyaçlarıyla Uyumlu Eğitim Analizlerinin Yapılması
10.3.3. Eğitim Programlarının Planlanması ve Gerçekleştirilmesi
10.3.4. Çalışan Değerlendirilmesi ve Gelişiminin Planlanmasına Yönelik Standartların Geliştirilmesi, Güncellenmesi ve Uygulanması

10.4. İdari İşler Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.4.1. Yazışma Yönetimi ve Dosyalama Sisteminin Kurulması ve Takibi
10.4.2. Arşiv Yönetimi
10.4.3. Çalışanların İzin, Rapor, Mesai Bildiriminin Takibi
10.4.4. Bütçe Takibi
10.4.5. Satın Alma Taleplerinin Alınması, Kontrolü ve Gerekli Onayların Alınması
10.4.6. Gelen Faturaların Takibi, Kontrolü ve Gerekli Onayların Alınması
10.4.7. Hizmet Sağlayıcılarla İlgili Ödeme Hazırlıklarının Gerçekleştirilmesi ve Takibi

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yazışma, Dosyalama ve Arşivleme Yönetimi

11. Madde: Yazışma
11.1. Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
11.2. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdürün parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
11.3. Müdürlüğe fiziki olarak gelen evrakın, önce EBYS üzerinde kaydı yapılarak referans numarası verilir. EBYS üzerinden ve/veya fiziki olarak gelen evrak, Müdür tarafından ve/veya görevlendirdiği İdari İşler Görevlisi tarafından EBYS üzerinden ilgilisine havale edilir. Havale edilen çalışan evrakın gereğini zamanında ve eksiksiz yapmakla yükümlüdür.
11.4. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Evrakların elektronik ortamda havalesi yapıldığında çalışana zimmetlenmiş sayılır. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdürlüğe diğer birimden gelen/yönlendirilen evraklar, İdari İşler Görevlisine elektronik ortamda zimmetlenir.

12. Madde: Dosyalama ve Arşivleme
12.1. Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmalar “standart dosya planına” göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
12.2. İşlemi biten evraklar “standart dosya planına” göre arşivlenir.
12.3. Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve bağlı olduğu yönetici sorumludur.
12.4. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Yetki ve Görev Devir Teslim

13. Madde: Yetki
13.1. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü, Başkan Yardımcısının onayını alarak bu yönetmeliğin maddelerinin yürütümünde yetkilidir. Bu kapsamda; İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü; yürürlükteki Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje, plan program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından Başkan Yardımcısı ve Başkan’a karşı sorumludur.
13.2. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne bağlı çalışanlar; yukarıda anılan kapsamdaki görevleri beklenen hizmet standartları ve mevzuatla uyumlu olarak yerine getirilmesinden yükümlü ve müdüre karşı sorumludur.

14. Madde: Görev Devir Teslim
Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda üstlendiği görev gereği her türlü dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları yeni görevliye devir teslim yapması zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılamaz. Çalışanın ölümü halinde, görevi gereği sorumluluğu altında olan dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları Yöneticisinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

15. Madde: İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

16. Madde: Yürürlük
Bu yönetmelik Lüleburgaz Belediye Meclis kararının mevzuatla uyumlu onayı doğrultusunda yürürlüğe girer, en geç 3 gün içinde web sitesinde yayımlanır.

17. Madde: Yürütme
Bu yönetmelik hükümleri Lüleburgaz Belediye Başkanı adına İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü tarafından yürütülür.

18. Madde: İşbu yönetmelik 18 maddeden oluşur.