T.C.

LÜLEBURGAZ BELEDİYESİ

DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV YETKİ SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

1. Madde: Amaç
Bu yönetmelik, Lüleburgaz Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü görev, sorumluluk ve yetki alanlarını belirler.

2. Madde: Kapsam
Bu yönetmelik hükümleri, Lüleburgaz Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nde uygulanır.

3. Madde: Tanımlar
Bu yönetmelik uygulamasında;
a) Belediye; Lüleburgaz Belediyesi’ni,
b) Birim; Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü,
c) Alt Birim; Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne bağlı alt birimleri,
d) Prosedür; Uygulama birliğini sağlamak amacıyla kurumun belirli bir işlem veya faaliyetine ilişkin esasları belirleyen, süreç değişikliklerine göre revize edilen kurum içi işleyişi anlatan yönlendirici dokümanı (Bütçe Hazırlama Prosedürü, İzin Prosedürü vb.),
e) EBYS; Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni,
f) İdari İşler Görevlisi; her müdürlükte evrak kayıt kontrol, tedarik, diğer birimlerle idari koordinasyon konularında görevli çalışanı ifade eder.

4. Madde: Dayanaklar
Bu yönetmelik, 5393 Sayılı Belediyeler Kanunu 15/b, 18/m bentleri ve 48.madde hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

İKİNCİ BÖLÜM

Organizasyon Yapısı ve Bağlılık

5. Madde: Organizasyon Yapısı
Destek Hizmetleri Müdürlüğü, müdür ve müdüre bağlı aşağıda yazılan alt birimlerden oluşur:
5.1. İhale
5.2. Satın Alma ve Depo Yönetimi
5.3. Bakım/Onarım
5.4. Araç Yönetimi
5.5. Güvenlik Hizmetleri
5.6. İdari İşler Yönetimi

6. Madde: Bağlılık
Destek Hizmetleri Müdürü Belediye Başkanı’nın görevlendireceği Başkan Yardımcısı’na bağlıdır.

Organizasyon Şeması

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün Ana Sorumlulukları ve Görevleri

7. Madde: Müdürlüğün Ortak Sorumlulukları
7.1. Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması
7.2. Birim Bütçesinin Yönetimi
7.3. Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma
7.4. İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi
7.5. Çalışan Yönetimi
7.6. İş Sağlığı ve Güvenliği
7.7. Geliştirme/İyileştirme

8. Madde: Müdürlüğün Ana Faaliyet Sorumlulukları
8.1. Kurum İçi Birimlerin Mal/Hizmet/Yapım Alımlarının Gerçekleştirilmesi
8.2. Tüketim Malzemelerinin Temini
8.3. Personel Yemek Temini
8.4. Taşınırların Yönetimi
8.5. Kurum İçi Hizmet Araçlarının Yönetimi ve Akaryakıt Temini
8.6. Hizmet Binalarının ve Donatılarının Bakım Onarımı
8.7. Hizmet Binalarının, Tesislerin (Telefon, Internet, Elektrik, Doğalgaz) Abonelik ve Fatura Takibi
8.8. Güvenlik Yönetimi
8.9. Bayrak Direklerinin Yönetimi
8.10. Hurda Yönetimi

9. Madde: Destek Hizmetleri Müdürünün Sorumlulukları ve Görevleri
9.1. Müdürün Ortak Sorumlulukları ve Görevleri

9.1.1. Kurum ve Birim Hedeflerinin Belirlenmesi ve Yaygınlaştırılması
Kurumun Stratejik Hedeflerinin planlanmasına katkı sağlamak amacıyla, Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimi koordinasyonunda Kurum Hedeflerinin belirlenmesi çalışmalarına aktif olarak katılır ve katkı sağlar. Biriminin hedef kartını (hedeflerini, göstergelerini, destekleyici faaliyet/projelerini) kurum hedefleriyle uyumlu olarak, kendisine bağlı çalışanları ile birlikte belirler, hedef kartının Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimi ile mutabakatını sağlar, bağlı olduğu yönetici tarafından onaylanan hedeflerin, biriminin çalışanlarına yaygınlaştırılması faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.1.2. Birim Bütçesinin Yönetimi
Kurumun mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, Stratejik Amaç ve Hedeflerle uyumlu olarak, Biriminin sorumluluğundaki faaliyet/projelerle ilgili harcama bütçelerini hazırlar. Bu kapsamda, birimine ait faaliyetler konusunda kurumun ilgili birimleriyle görüşerek mutabakat sağlar ve mutabık kaldığı faaliyetlere ait taslak harcama bütçesini belirleyerek Mali Hizmetler-Strateji ve Bütçe birimine iletir. Onaylanan bütçe doğrultusunda kurum prosedürleri ile uyumlu Birim harcamalarını yönetir/yönlendirir.

9.1.3. Planlı İş Yürütümü, Kontrol ve Diğer Birimlerle Koordineli Çalışma
Birim sorumluluğundaki görevlerin etkin, verimli, mevzuata uygun ve zamanında yapılması amacıyla; kendisine bağlı çalışanları ile koordineli olarak işleri planlar/planlanmasını sağlar, faaliyetlerin planlandığı gibi yürütülmesini kontrol eder, gerektiğinde önlemler alır/alınmasını sağlar, planlı çalışma anlayışında öncü rol üstlenir. Kurum içi diğer birimlerle birlikte yürütülmesi gereken çalışmalarda, tüm kademelerdeki çalışanların birlikte çalışarak faaliyeti yürütmesi veya problemi çözümlemesi anlayışına öncülük eder.

9.1.4. İş Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Kurum stratejik hedeflerinin gerçekleşmesine katkı sağlamak amacıyla, biriminin iş sonuçlarını, düzenli aralıklarla değerlendirir, gerektiğinde düzeltici/önleyici faaliyetlerin planlanmasını sağlar, bu faaliyetlerin gerçekleşmesini, kendisine bağlı çalışanlar ile koordineli olarak izler, gerçekleşmesini sağlar. Gerektiğinde gerçekleşmesine yönelik önlemleri alır.

9.1.5. Çalışan Yönetimi
Biriminin tanımlanan hedeflerine ulaşması ve çalışanlarının gelişimine katkı sağlamak amacıyla, bağlı çalışanlarına hedefler belirler ve bu hedeflerin iletişimini kurarak, hedeflerle ilgili mutabık kalır, gerçekleşmeleri bağlı çalışanları ile karşılıklı görüşerek değerlendirir, sonuçlara ilişkin geribildirim verir, gelişmeleri İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile paylaşır. Tüm çalışanları için planlanan gelişim programlarını değerlendirir, onaylar ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak, bu gelişim programlarının gerçekleşmesini sağlar, sonuçlarını değerlendirir, gerektiğinde İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ile koordineli olarak önlem alır/alınmasını sağlar.

9.1.6. İş Sağlığı ve Güvenliği
Kurumun iş sağlığı ve iş güvenliği standartlarına uygun çalışmasına katkı sağlamak amacıyla, görev ve sorumluluk alanında çalışan tüm personelin işyeri kurallarına, iş sağlığı ve güvenliği kurallarına ve disiplin kuralları ve talimatları yönetmeliği kurallarına uygun olarak çalışmasını sağlar.

9.1.7. Geliştirme/İyileştirme
Kurumsal gelişime katkı sağlamak amacıyla, kurumun yönetim sistemleri ve uygulamalarının düzenli aralıklarla gözden geçirilmesine yönelik çalışmalara öncülük eder, çalışanlarının katılımını sağlar, bu çalışmalarda iyileştirici / geliştirici öneriler sunar/sunulmasını teşvik eder, planlanan geliştirme/iyileştirme faaliyetlerinin gerçekleşmesinde “sürekli gelişim” anlayışının yaygınlaşmasında aktif rol üstlenir.

9.2. Müdürün Ana Sorumlulukları ve Görevleri
9.2.1. Kurum İçi Birimlerin Mal/Hizmet/Yapım Alımlarının Gerçekleştirilmesi
Kurum mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, birimlerin ihtiyaç duyduğu alımlara ilişkin hazırlanan alım dosyalarını değerlendirir, gerektiğinde ilgili Birim Yöneticisi/Başkan Yardımcısı ile görüşerek kapsama yönelik mutabakat sağlar. Netleşen bütçeli alımlarla ilgili dosyayı kendisine bağlı İhale İşleri Birimine aktarır ve alımın sonlandırılmasına yönelik süreci izler, gerektiğinde yönlendirir ve sonuçlanmasını sağlar.

9.2.2. Tüketim Malzemelerinin Temini
Kurum mali kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasına katkı sağlamak amacıyla, kurum hizmetlerinde kullanılacak tüketim malzemelerinin yıllık ihtiyaç duyulan miktarının belirlenmesini ve zamanında, tanımlı standartlarda temin edilmesini, depolanmasını ve kontrollü olarak tüketilmesini sağlar.

9.2.3. Personel Yemek Temini
İhtiyacın belirlenmesini sağlayarak, yaklaşık maliyetin hazırlanmasını ve uygun usulle hizmetin alınmasını gerçekleştirir. Hizmetin sürdürülebilirliğinin kontrol edilmesini, hakedişinin hazırlanması ve ödenmek üzere Mali Hizmetler’e iletilmesini sağlar.

9.2.4. Taşınırların Yönetimi
Taşınırların ihtiyaçlar doğrultusunda kullanılmasını sağlamak amacıyla, temin edilen taşınırların alım sonrası, mevzuatta tanımlı kurallar çerçevesinde ilgili birime veya talep sahibine teslim edilmesini sağlar. Stoklu taşınırlarla ilgili stok kayıtlarını dönemsel olarak kontrol eder, azalan stoklarla ilgili tanımlı miktara ulaşıldığında ambardan yapılan taleple stoklu malzeme alımının gerçekleştirilmesini sağlar.

9.2.5. Kurum İçi Hizmet Araçlarının Yönetimi ve Akaryakıt Temini
Kurum içi hizmet birimlerinin ulaşım/taşıma ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, araç ihtiyaçlarını hizmet birimleriyle görüşerek belirler, söz konusu araçların alımı veya kiralanmasını gerçekleştirmek üzere temin yöntemini önerir, bağlı olduğu yöneticinin onayını alarak, uygun usulle temin edilmesini sağlar. Temin edilen hizmet araçlarının (Binek Araçları, İş Makinaları, İtfaiye Araçları vb.) kesintisiz hizmet vermesini sağlamak amacıyla, planlı ve arızi bakımlarının gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetleri yönetir/yönlendirir. Bu kapsamda ihtiyaç duyulan akaryakıtın yaklaşık maliyetinin belirlenmesini sağlar. Akaryakıtın uygun usulle alımını gerçekleştirir. Hizmetin sürdürülebilirliğine yönelik düzenli kontrollerin gerçekleştirilmesi ve hak edişinin hazırlanarak Mali Hizmetler tarafından ödenmesine yönelik faaliyetleri yönetir/yönlendirir.

9.2.6. Hizmet Binalarının ve Donatılarının Bakım Onarımı

Hizmet binalarının kesintisiz hizmet vermesini sağlamak amacıyla, elektrik ve mekanik altyapı planlamasını oluşturarak kurulumunu yapar. Bununla beraber söz konusu binaların elektrik ve mekanik sistemlerinin bakım ve onarımlarının (jenerator, iklimlendirme sistemleri, aydınlatma sistemleri, hidrolik mantar bariyer sistemleri vb.) gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetleri yönetir/yönlendirir.

9.2.7. Hizmet Binalarının, Tesislerin (Telefon, Internet, Elektrik, Doğalgaz) Abonelik ve Fatura Takibi
Hizmet tesislerinin hizmet sağlayıcı altyapı kurumlarından düzenli hizmet almasını sağlamak amacıyla, yapı kullanım izni tamamlanan hizmet binalarının/tesislerinin abonelik işlemlerinin, abonelikler doğrultusunda faturaların kontrolünü ve ödemelerinin gerçekleştirilmesi yönelik faaliyetleri yönetir/yönlendirir.

9.2.8. Güvenlik Yönetimi
Kurum hizmet tesislerinde, güvenliğe yönelik riskleri azaltmak/önlemek amacıyla, Hizmet Binaları ve Hizmet Tesislerindeki güvenlik ihtiyaçlarının/risklerinin belirlenmesi, risk azaltıcı önleyici kontrol faaliyetlerini yönetir/yönlendirir.

9.2.9. Bayrak Direklerinin Yönetimi
Kent donatılarının sürdürülebilirliğini sağlamak amacıyla, bayrak direklerinin ve bayrakların teminini uygun usulle gerçekleştirerek, direklerin ve bayrakların standartlara uygun olarak bakımını ve yenilenmesini sağlar.

9.2.10. Hurda Yönetimi
Kurum varlıklarının etkin ve verimli kullanılmasını sağlamak amacıyla, ekonomik ömrünü tamamlamış her taşınırın dönemsel olarak listelenmesini, hurdaya ayrılacak taşınırların belirlenmesini, hurda satış komisyonunun oluşturulmasını ve hurda satışının gerçekleştirilmesini sağlar.

10. Madde: Destek Hizmetleri Müdürlüğü Alt Birimlerinin Ana Sorumlulukları
10.1. İhale Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.1.1. İhale Ön Hazırlık
10.1.2. Teminat Yönetimi
10.1.3. İhalenin Gerçekleştirilmesi
10.1.4. Sözleşmelerin İmzalanması
10.2. Satın Alma ve Depo Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.2.1. Kurum İçi Birimlerin Satın Alma İhtiyaçlarının Belirlenmesi
10.2.2. Kurum İçi Birimlerin Satın Alma İhtiyaçlarına Yönelik Yöntemlerin Belirlenmesi ve Şartnamelerin Hazırlanması
10.2.3. Kurum İçi Birimlerin İhtiyaçlarına Yönelik Satın Almaların Gerçekleştirilmesi ve Anlaşılan Koşullarda Teslim Alınması
10.2.4. Stoklanan Malzemelerin Depolarda Uygun Koşullarda Saklanması, Takibi ve Çıkışlarının Mevzuatla Uyumlu Gerçekleştirilmesi
10.2.5. Dönemsel Olarak Stok/Envanter Sayımlarının Gerçekleştirilmesi
10.2.6. Taşınır Yönetimi
10.2.7. Kurum İçi Şartname Veri Tabanının Oluşturulması ve Paylaşılması

10.3. Bakım/Onarım Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.3.1. Hizmet Binalarının, Tesislerin, Donatılarının Bakım/Onarım İhtiyaçlarının Düzenli Aralıklarla Kurum içi Birimlerle Koordineli Olarak Belirlenmesi ve Bütçelenmesi
10.3.2. Hizmet Binalarının, Tesislerin, Donatılarının Bakım/Onarımlarının Program Dâhilinde Kurum içi Birimlerle Koordineli Olarak Gerçekleştirilmesi
10.3.3. Hizmet Binalarının, Tesislerin, Donatılarının Bakım/Arıza Takip Sisteminin Kurulması ve Yürütülmesi

10.4. Araç Yönetimi Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.4.1. Kurumun Araç İhtiyaçlarının Düzenli Aralıklarla Kurum içi Birimlerle Koordineli Olarak Belirlenmesi ve Bütçelenmesi
10.4.2. Kurum Araçlarının Program Dâhilinde Kurum içi Birimlerle Koordineli Olarak Temini
10.4.3. Kurum Araçlarının Bakım/Arıza Takip Sisteminin Kurulması ve Yürütülmesi
10.4.4. Kurum Araçlarının Akaryakıtlarının Temini, Takibi ve Raporlanması

10.5. Güvenlik Hizmetleri Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.5.1. Hizmet Binaları ve Hizmet Tesislerindeki Güvenlik İhtiyaçlarının/Risklerinin Belirlenmesi ve Risk Azaltıcı Önleyici Kontrol Faaliyetlerinin Gerçekleştirilmesi
10.5.2. Güvenlik Kameralarının Yönetimi

10.6. İdari İşler Alt Biriminin Ana Sorumlulukları
10.6.1. Yazışma Yönetimi ve Dosyalama Sisteminin Kurulması ve Takibi
10.6.2. Arşiv Yönetimi
10.6.3. Çalışanların İzin, Rapor, Mesai Bildiriminin Takibi
10.6.4. Bütçe Takibi
10.6.5. Satın Alma Taleplerinin Alınması, Kontrolü ve Gerekli Onayların Alınması
10.6.6. Gelen Faturaların Takibi, Kontrolü ve Gerekli Onayların Alınması
10.6.7. Hizmet Sağlayıcılarla İlgili Ödeme Hazırlıklarının Gerçekleştirilmesi ve Takibi

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Yazışma, Dosyalama ve Arşivleme Yönetimi

11. Madde: Yazışma
11.1. Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
11.2. Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdürün parafı, Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
11.3. Müdürlüğe fiziki olarak gelen evrakın, önce EBYS üzerinde kaydı yapılarak referans numarası verilir. EBYS üzerinden ve/veya fiziki olarak gelen evrak, Müdür tarafından ve/veya görevlendirdiği İdari İşler Görevlisi tarafından EBYS üzerinden ilgilisine havale edilir. Havale edilen çalışan evrakın gereğini zamanında ve eksiksiz yapmakla yükümlüdür.
11.4. Gelen ve giden evraklar elektronik ortamda referans ve kayıt numarasına göre işlenir. Evrakların elektronik ortamda havalesi yapıldığında çalışana zimmetlenmiş sayılır. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Müdürlüğe diğer birimden gelen/yönlendirilen evraklar, İdari İşler Görevlisine elektronik ortamda zimmetlenir.

12. Madde: Dosyalama ve Arşivleme
12.1. Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmalar “standart dosya planına” göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.
12.2. İşlemi biten evraklar “standart dosya planına” göre arşivlenir.
12.3. Arşivlerdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve bağlı olduğu yönetici sorumludur.
12.4. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümleri doğrultusunda arşivlenme süresi dolan evrakların tasnif ve imha işlemleri yapılır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Yetki ve Görev Devir Teslim

13. Madde: Yetki
13.1. Destek Hizmetleri Müdürü, Başkan Yardımcısının onayını alarak bu yönetmeliğin maddelerinin yürütümünde yetkilidir. Bu kapsamda; Destek Hizmetleri Müdürü; yürürlükteki Belediye Kanunu ile diğer kanun ve yönetmelikler ile proje, plan program ve prosedürlerde belirtilen ödevler ve sorumluluklar ile kendisine yukarıda verilen görevlerin mevzuata uygun olarak yapılmasından Başkan Yardımcısı ve Başkan’a karşı sorumludur.
13.2. Destek Hizmetleri Müdürlüğü’ne bağlı çalışanlar; yukarıda anılan kapsamdaki görevleri beklenen hizmet standartları ve mevzuatla uyumlu olarak yerine getirilmesinden yükümlü ve müdüre karşı sorumludur.

14. Madde: Görev Devir Teslim
Bu yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda üstlendiği görev gereği her türlü dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları yeni görevliye devir teslim yapması zorunludur. Devir teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılamaz. Çalışanın ölümü halinde, görevi gereği sorumluluğu altında olan dosya, yazı ve belgeleri, zimmeti altında bulunan eşyaları Yöneticisinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

ALTINCI BÖLÜM

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

15. Madde: İş bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

16. Madde: Yürürlük
Bu yönetmelik Lüleburgaz Belediye Meclis kararının mevzuatla uyumlu onayı doğrultusunda yürürlüğe girer, en geç 3 gün içinde web sitesinde yayımlanır.

17. Madde: Yürütme
Bu yönetmelik hükümleri Lüleburgaz Belediye Başkanı adına Destek Hizmetleri Müdürü tarafından yürütülür.

18. Madde: İşbu yönetmelik 18 maddeden oluşur.